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Was ist VoIP-Telefonie?
VoIP steht für “Voice over Internet Protocol” und wird auch als IP-Telefonie oder Internet-Telefonie bezeichnet. IP-Telefonie ist eine Alternative zum öffentlichen Telefonnetz (PSTN), und sie ist weniger kompliziert, als Sie vielleicht denken. Wir bieten kostenlose Testversionen an, damit Sie sehen können, ob VoIP für Sie passt.
Auf einfachster Ebene erklärt ist ein VoIP-Telefonsystem eine Möglichkeit, Sprachanrufe über IP-Netzwerke zu übertragen. Das bedeutet, dass Sie mit VoIP über eine Internetverbindung telefonieren, anstatt über das Festnetz. Technologische Fortschritte und stetige Verbesserungen machen es zum Standard-Kommunikationsmittel für Unternehmen, die zuverlässige und zukunftssichere Kommunikation benötigen. Modernes Spitzen-VoIP ist beständig und zuverlässig.
VoIP stellt eine kostengünstige und problemlose Option für alle Arten von Unternehmen dar. Mit diese Art von Telefonsystem, können sie eine Vielzahl an Kosten reduzieren, die mit herkömmlicher Geschäftskommunikation verbunden sind. Die Gesprächsgebühren sind oftmals viel geringer und die vielen Telefonleitungen und Hardware-Komponenten werden nicht mehr benötigt.
Ein VoIP-Telefonsystem ist eine Kommunikationsoption, an der Sie nicht vorbeisehen sollten. Erfahren Sie im Folgenden, wie es funktioniert.
Wie funktioniert eine VoIP-Telefonanlage?
Bei einem regulären Telefonanruf wird ein bestimmter physischer Pfad von einem Dienstanbieter bereitgestellt (normalerweise von einer bestimmten Telefongesellschaft). Dieser Pfad verläuft zwischen Ihnen und der Nummer, die Sie anrufen. Das System nutzt dabei die traditionelle Telefonie-Infrastruktur, das heißt das Netz von Telefonleitungen, die das Land durchqueren.
Bei einem VoIP-Dienst werden Anrufe auf andere Art übertragen. Der Ton in einem Anruf (Ihre Stimme) wird in digitale Pakete umgewandelt. Es ist am einfachsten, sie als “Datenumschläge” zu betrachten.
Die Umwandlung von Audio-Sprachsignalen in digitale Pakete erfolgt dabei über sogenannte Codecs. Codecs können entweder Hardwaregeräte oder softwarebasierte Prozesse sein. Sie komprimieren die Sprachsignale und codieren sie dann als digitale Signale. Um unsere Analogie fortzusetzen, nehmen die Prozesse oder Geräte das, was Sie sagen und stecken es in digitale Umschläge.
Die Datenpakete werden dann per IP weitergeleitet. Dies kann entweder über ein lokales Netzwerk (LAN) oder online geschehen. Sie werden häufig über Real-Time Transport Protocol (RTP) oder über Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP) übertragen. Letzteres ist einfach eine verschlüsselte Version des ersteren. Diese Phase des Prozesses ist wie ein Postbote, der Ihre Umschläge abholt und zum Ziel bringt.
Die Datenpakete erreichen ihr Ziel fast augenblicklich. Sie müssen dann dekodiert und dekomprimiert werden. Dies wird wieder von Codecs erledigt. Diese nehmen die digitalen Daten und wandeln sie zurück in Audiosignale. Der Empfänger Ihres Anrufs hörte Ihre Stimme wie bei einer normalen Telefonleitung. Die Codecs am Ende der Übertragung öffnen die Umschläge sozusagen zum Lesen.
Abgesehen von technischen Details unterscheidet sich ein VoIP-Anruf nicht wesentlich von einem normalen Telefonanruf. Zum Tätigen der Anrufe können Sie entweder Hardware oder ein softwarebasiertes VoIP-Telefon verwenden.
Ersteres ähnelt einem herkömmlichen Büro- oder Mobiltelefon. Es sieht fast identisch aus und kann auf die gleiche Weise verwendet werden. Mit den meisten VoIP-Telefonen können Sie darüber hinaus jedoch auch Voicemail verwenden, interne Anrufe tätigen, Anrufweiterleitung oder automatische Weitervermittlung einsetzen. Einige haben sogar Bildschirme, die Videokonferenzen ermöglichen. Wenn es Ihnen niemand sagt, bemerken Sie möglicherweise gar nicht, dass Sie kein herkömmliches Telefon verwenden.
Softwarebasierte VoIP-Telefone werden oft "Softphones" genannt. Das sind Apps oder Programme, die auf einem Mobiltelefon oder Computer installiert werden. Die Benutzeroberfläche dieser Apps oder Programme ersetzt ein herkömmliches Telefon. Sie sieht oft ähnlich aus und kann entweder über einen Touchscreen oder eine Tastatur bedient werden. Bei Anrufen über diese Telefone benutzt man normalerweise ein Headset und ein Mikrofon. Sie können aber auch das eingebaute Mikrofon und die Lautsprecher eines Computers verwenden.
VoIP-Begriffe erklärt
Wenn Sie das Kommunikationssystem Ihrer Firma auf den neuesten Stand bringen möchten, werden Sie mit allerhand Fachjargon konfrontiert. Telekommunikation ist ein technisches Gebiet und verfügt über ein eigenes Lexikon. Möglicherweise sind Sie bereits in diesem Leitfaden auf einige Fachbegriffe gestoßen. Um sicherzustellen, dass Sie wissen, wo Sie stehen, definieren und erklären wir so viele wie möglich.
Das folgende Glossar deckt die häufigsten Wörter, Abkürzungen und Phrasen ab, auf die Sie eventuell stoßen. Es bezieht sich sowohl auf VoIP-Telefonie als auch auf die traditionellen Alternativen.
Bandbreite
Die Bandbreite ist die Kapazität eines Netzwerks, Daten in einem bestimmten Zeitraum von einem Punkt zum anderen zu übertragen. Sie wird häufig in 1000 Bit pro Sekunde (kbps) gemessen. Je höher die verfügbare Bandbreite, desto mehr VoIP-Anrufe kann ein Netzwerk unterstützen. Wenn Ihre Internetverbindung nur eine sehr begrenzte Bandbreite hat, ist die Anrufqualität geringer.
Codecs
Codecs können entweder Hardwaregeräte oder softwarebasierte Prozesse sein. Sie werden zum Komprimieren, Codieren und Dekomprimieren von Daten verwendet. Im Fall von VoIP wandeln Codecs Audio-Sprachsignale in digitale Datenpakete um. Anschließend komprimieren sie diese für die Übertragung und wandeln sie am „anderen Ende“ eines Anrufs erneut um.
DSL
DSL steht für "Digital Subscriber Line" (deutsch “Digitaler Teilnehmeranschluss”). Es bezieht sich auf die traditionelle Telefontechnologie, die eine Breitbandverbindung über vorhandene Telefonleitungen übertragen kann. Analoge Telefonsignale können währenddessen weiterhin auf denselben Kupferleitungen übermittelt werden.
IP
'IP' in 'Voice over IP' ist eine Abkürzung für “Internet Protocol”. Es bietet einen Standardsatz von Regeln für das Senden und Empfangen von Daten online. Mit diesen standardisierten Regeln können Geräte auf verschiedenen Plattformen miteinander kommunizieren. Das Internetprotokoll bietet auch grundlegende Regeln für die Übertragung von Datenpaketen. Es wird keine Verbindung dafür hergestellt. Dies wird von Übertragungs- oder Transportprotokollen erledigt.
IVR
IVR oder “Interactive Voice Response” ist ein Feature in der herkömmlichen Telefonie. Es ist der interaktive Dienst, mit dem Anrufer Menüs verwenden und Anrufweiterleitungen verwalten können - im Grunde genommen ist es eine moderne Version einer automatischen Telefonzentrale, bei der Sie zum Beispiel die Taste “Eins” drücken, um zur Finanzabteilung durchgestellt zu werden.
Latency (Wartezeit)
Latency ist die Zeit, die für die Übertragung von Daten benötigt wird. Je höher die Wartezeit ist, desto größer ist die Verzögerung zwischen dem Beginn einer Übertragung und dem Empfang von Daten am anderen Ende. Hohe Latency kann ein Problem für VoIP sein - insbesondere, wenn Sie es für Videokonferenzen verwenden. Die Sprachverzögerung macht sich bei einer Wartezeit von über 150 Millisekunden bemerkbar. Wenn es deutlich mehr ist, wird ein Gespräch schwierig.
PBX
PBX steht für “Private Branch Exchange”. Damit meint man das private Telefonnetz, das in einem Unternehmen oder einer Organisation verwendet wird. Über Ihre Telefonanlage können Sie eine bestimmte Taste auf einem Telefon drücken, um eine andere Person in Ihrem Büro zu erreichen.
RTP
RTP ist die Abkürzung für “Real Time Transport Protocol” (Echtzeit-Transportprotokoll). Es ist ein Internetprotokoll, das häufig Datenpakete im Zusammenhang mit VoIP-Anrufen und Audio- oder Videostreams für andere Formen der Multimedia-Kommunikation überträgt. Sicheres Echtzeit-Transportprotokoll (SRTP) ist die verschlüsselte (und damit sichere) Variante des RTP.
SIP Trunking
SIP Trunking ist eine Art und Weise, Sprachkommunikation über das Internet bereitzustellen. Es ist in vielerlei Hinsicht eine Alternative zu VoIP. In der Regel wird eine TK- oder PBX-Anlage mit dem Internet verbunden. Dies gibt Nutzern zusätzliche Kontrolle, erfordert jedoch einiges mehr an Ausrüstung.
Softphone
Ein Softphone ist eine Software oder App, die zum Tätigen von VoIP-Anrufen verwendet wird. Und zwar dann, wenn Sie Ihren Computer, Ihr Mobilgerät oder Tablet benutzen und kein VoIP-Telefon. Die meisten Softphones verfügen über eine Benutzeroberfläche, die auf Ihrem Bildschirm wie ein Telefonhörer aussieht. Sie verfügt über eine Tastatur, ein Display und kann über Touchscreen oder Keyboard bedient werden.
VoIP
Voice over Internet Protocol ist die Technologie, mit der Sie über eine Internetverbindung Sprachanrufe tätigen können. Audiosignale werden in digitale Daten umgewandelt und fast sofort an ihr Ziel übertragen. VoIP ist ein neuer Standard für die Kommunikation von Firmen aller Größen und Formen.
VoIP-Vorteile
VoIP ist eine relativ neue Technologie. Die Idee gibt es schon eine Weile und die Technik wird ständig verbessert und verfeinert. Diese Verbesserungen - zusammen mit Fortschritten bei den Internetverbindungen - sind der Schlüssel. Sie machen VoIP heute relevanter als je zuvor.
Flexibilität
Flexibilität
VoIP-Telefonsysteme bieten Unternehmen eine höhere Flexibilität als herkömmliche Alternativen. Mit VoIP-Systemen können Nutzer von überall aus geschäftliche Anrufe tätigen und empfangen. Solange Sie über eine Internetverbindung und die App oder Software verfügen, sind Sie jederzeit startklar. Ausgehende und eingehende Anrufe verwenden stets dieselbe Nummer. Der gesamte Prozess stellt sicher, dass Sie Kunden eine professionelle Atmosphäre bieten, egal von wo aus Sie mit ihnen sprechen.
Die Agilität von VoIP passt perfekt zu modernen, mobilen Belegschaften. Sie vereinfacht Remote-Working oder Arbeiten von unterwegs erheblich. VoIP ist auch für jedes Unternehmen mit mehreren Büros oder Standorten hilfreich. Es kann die interne und externe Kommunikation enorm fördern.
Skalierbarkeit
Skalierbarkeit
Ein weiterer Vorteil von VoIP-Systemen besteht darin, dass sie schnell und einfach mit dem Wachstum eines Unternehmens erweitert werden können. Bei traditioneller Telefonie ist die Erweiterung des Telefonsystems normalerweise ein großes Unterfangen. Oft wird neue Hardware benötigt und zusätzliche Telefonleitungen müssen installiert und zu hohen Kosten bezahlt werden.
Ein System kann problemlos um neue Arbeitsplätze oder einzelne Telefone erweitert werden. Mit einer durchdachten BYOD-Richtlinie (bring your own device) können Mitarbeiter sogar ihre eigenen Endgeräte, wie Laptops oder Smartphones, nutzen. Darüber hinaus können zusätzliche Funktionen und Dienste zum Setup eines Unternehmens hinzugefügt werden, zum Beispiel eine virtuelle Rezeption oder automatisierte Anrufbearbeitung.
Beispiele
Die Vorteile überzeugen viele Unternehmen, VoIP-Lösungen einzuführen. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun. Im ersten Schritt müssen Unternehmen entscheiden, ob sie auf ein Cloud-Telefonsystem setzen oder das ganze intern händeln möchten.
Mit der cloudbasierten Option zahlen Unternehmen eine monatliche Gebühr und starten den Service über eine mobile App oder Software. Um zusätzliche technische Aufgaben kümmert sich der Anbieter.
Einige Unternehmen möchten eine bessere Kontrolle über ihr System, auch, um es möglicherweise in ein bereits vorhandenes Kommunikations-Setup zu integrieren. Sie halten alle zugehörigen physischen Server vor Ort. Das bedeutet höhere Kosten. Sie benötigen mehr Hardware, müssen diese warten und sind für ihren eigenen technischen Support verantwortlich.
Unabhängig davon, ob Sie sich für eine cloudbasierte Option oder eine andere entscheiden, stehen zwei Arten von VoIP-Setups zur Auswahl.
Telefon über Computer
Die erste Möglichkeit für Unternehmen besteht darin, Telefonanrufe über Bürocomputer abzuwickeln. Sie können jeden Computer durch Herunterladen einer einfachen Software in ein VoIP-Telefon verwandeln. Die Software wird oft als Softphone bezeichnet.
Jedes Softphone ist anders, aber das Aussehen ist ähnlich. Softphones sind häufig mit einer Schnittstelle ausgestattet, die einem herkömmlichen Telefonhörer ähnelt. Wenn ein Nutzer das Softphone öffnet, wird eine Tastatur angezeigt. Sie können die Benutzeroberfläche dann wie ein Telefon verwenden, normalerweise mit einem Headset und einem Mikrofon.
Telefon
Die zweite Option ist sogar noch einfacher. IP-Telefone können in Ihrem Büro wie herkömmliche Telefone installiert werden. Die Telefone sehen fast genauso aus wie Standard-Bürotelefone. Der einzige Unterschied besteht in der Art, die sie zum Verbinden benutzen. Meist geschieht dies über eine Ethernet-Verbindung. Wenn Sie eine schnurlose Verbindung wünschen, müssen Sie ein IP-Telefon wählen, das Wi-Fi- oder Bluetooth-Verbindungen unterstützt.
Ein VoIP-Telefon kann genau wie jedes Bürotelefon verwendet werden. Dazu gehört die Möglichkeit, Voicemail, Anrufaufzeichnung, Anrufer-ID und andere Funktionen zu verwenden. Ein Nutzer, der nichts von der dahinter stehenden Technologie weiß, merkt möglicherweise gar nicht, dass etwas anders ist.
“RingCentral ist easy, easy, easy. Ich glaube, ich hatte 95% des Systems für unser gesamtes Unternehmen in ungefähr 10 Minuten eingerichtet.”
— James Trazzera,
General Manager, Intranet Technica
So wechseln Sie
VoIP ist ein technologischer Fortschritt, der die kommerzielle Telekommunikation verändert. Mit VoIP können Unternehmen jetzt über ihre Internetverbindung Sprachanrufe tätigen und empfangen.
So telefonieren zu können, bietet einige Vorteile. Die Kosten können in vielen Bereichen drastisch gesenkt werden. Die anfänglichen Hardware- und Einrichtungskosten sind oft viel niedriger. Die Gesprächsgebühren können ebenfalls viel günstiger sein. Dazu kommt bessere Zugänglichkeit und Flexibilität, die ein VoIP-System bietet.
Hat all dies ausgereicht, um Sie davon zu überzeugen, dass VoIP der richtige Weg ist? Dann fragen Sie sich womöglich, wie Sie von Ihrem jetzigen Telefondienst auf ein VoIP-System umsteigen können. Das ist einfach! Ihr erster Schritt besteht darin, einen vertrauenswürdigen Anbieter zu kontaktieren, der Sie durch den Prozess führen kann.
Von dort aus können Sie entscheiden, ob Sie ein cloudbasiertes oder ein physisches Server-Setup möchten. Anschließend müssen Sie wählen, ob Sie ein VoIP-Telefonsystem oder softwarebasierte VoIP-Anrufe mit Ihren Bürocomputern wünschen. Unabhängig von Ihrer Entscheidung: Der Einrichtungsprozess ist bei VoIP viel einfacher und schneller als das Einrichten eines herkömmlichen Systems.
Häufig gestellte Fragen
- Es gibt keine technischen Mindestanforderungen für die Implementierung von VoIP. Wenn Ihr Unternehmen über eine Internetverbindung verfügt, können Sie wechseln. Es ist hilfreich, wenn diese Internetverbindung eine hohe Bandbreite und eine geringere Latency aufweist. Die Anrufqualität ist dann höher.
- Bei den meisten VoIP-Anbietern können Sie Ihre jetzige Nummer beibehalten. Einer der entscheidenden Vorteile des VoIP-Telefonsystems besteht darin, dass Sie Anrufe mit derselben Telefonnummer von mehreren Standorten aus tätigen und empfangen können.
- Wenn Sie physische Apparate für VoIP-Anrufe verwenden möchten, müssen diese mit der Technologie kompatibel sein. Wenn Sie feststellen, dass dies nicht der Fall ist, benötigen Sie neue.
- Die Qualität hat sich in den letzten Jahren massiv verbessert. In vielen Fällen klingen VoIP-Anrufe genauso wie herkömmliche Telefonanrufe. Das einzige, was einen großen Einfluss auf die Qualität hat, ist Ihre Internetverbindung. Wenn die Latency Ihrer Verbindung hoch ist, kommt es möglicherweise zu Anrufabbrüchen und geringer Sprachqualität.
- Ja. In vielerlei Hinsicht ist VoIP sogar zuverlässiger - solange Ihre Internetverbindung stabil ist. Herkömmliche Telefonsysteme können leicht durch Beschädigung von Telefonleitungen und anderen Elementen gefährdet werden, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen.
- Für Anrufer und Empfänger ist ein VoIP-Anruf wie ein normaler Anruf. Sie müssen nichts anderes tun, um Anrufe zu tätigen. Wenn Sie physische VoIP-Telefone verwenden, merkt ein Anrufer möglicherweise nicht einmal, dass er keinen normalen Anruf tätigt.
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