5 Plus Architects
Le cabinet d’architectes britannique 5 Plus fait appel à RingCentral pour rester en contact et maintenir la collaboration.
Durant la période d'essai avec RingCentral, j’ai mis le système à rude épreuve. J’ai vraiment fait de mon mieux pour le faire plier, en vain.
Kieran Gilman
Directeur technique
Comment un cabinet de conception très collaboratif, soucieux de son service client, peut-il maintenir un bon fonctionnement lorsqu’une pandémie comme celle de la COVID-19 force tous ses employés à travailler de chez eux ?
Pour saisir l’ampleur des perturbations qu’aurait pu engendrer l’épidémie de coronavirus pour les plus de 60 collaborateurs du cabinet 5plus Architects, il faut savoir à quel point la collaboration et la communication avec les clients jouent un rôle central dans la culture de l'organisation.
Même si l’entreprise britannique occupe aujourd’hui de vastes bureaux à Londres et Manchester, le leitmotiv de l’équipe reste « un seul cabinet, deux lieux ». Les directeurs de 5plus Architects tiennent à préserver la cohésion, l’accessibilité et le travail d’équipe – à la fois entre les collaborateurs des deux bureaux du cabinet et entre le personnel et les clients. Le cabinet fournit des services dans cinq grands domaines : l’architecture, la planification générale, les intérieurs, le graphisme et la stratégie de marque.
Cette combinaison s’est avérée une immense réussite. 5plus Architects a remporté des dizaines de prix, notamment celui du cabinet de l’année par le magazine Building, ainsi qu’une place dans la liste des 100 cabinets enregistrant la plus forte croissance publiée par l’Architects Journal, principale publication britannique du secteur.
Grâce à sa grande réactivité et à ses compétences en design maintes fois primées, 5plus Architects a également remporté quelques-uns des projets les plus ambitieux et les plus en vue du pays, notamment l’agrandissement de l’aéroport de Manchester, un projet à 650 millions de livres qui se déroulera sur 20 ans, pour lequel 5plus Architects fournit son expertise en planification générale.
En raison de l’envergure et du volume des projets en cours lorsque le gouvernement britannique a annoncé le confinement dû à la pandémie de COVID-19, le cabinet était soulagé d’être récemment passé au cloud comme principal moyen de communication entre les équipes et les sites.
SECTEUR D’ACTIVITÉS
Architecture, ingénierie et construction
SIÈGE SOCIAL
Londres, Royaume-Uni
ANNÉE DE CRÉATION
2010
EFFECTIFS
60
Notre groupe de prospection a d’ailleurs souligné que le premier contact avec notre entreprise se jouait au téléphone, et que la première impression fournie par notre service téléphonique n’était pas excellente.
Kieran Gilman
Directeur technique
L’ancien système téléphonique discréditait la vision du cabinet.
La pandémie n’a joué aucun rôle dans la décision de 5plus Architects de mettre en œuvre une solution de communications unifiées. Ce choix découle d’une initiative du cabinet visant à identifier les types de solutions informatiques dont les employés pensaient avoir besoin pour réussir.
Les services de téléphonie de l'entreprise étaient une des technologies qui revenait régulièrement dans les enquêtes menées par Kieran Gilman, directeur technique, auprès des collaboratrices et collaborateurs. Nombre d’entre eux signalaient que le service existant n’était pas assez flexible ou évolué pour gérer de manière professionnelle les appels reçus par 5plus Architects et qu’il était en conséquence difficile de fournir la qualité de service client qui avait construit la réputation de l’entreprise.
L’ancienne infrastructure téléphonique de l’entreprise était composée de différents services sur chaque site. Il n’était pas possible de transférer les appels en interne, il n’y avait pas de numéros de ligne directe pour chaque employé et très peu de fonctionnalités, quelles qu’elles soient.
Quand un client de Manchester appelait par erreur le bureau de Londres, le personnel devait lui demander de raccrocher et de composer directement le numéro de Manchester. Ce type de désagrément empêchait 5plus Architects de se présenter comme une seule et même entreprise.
Les directeurs ont donc chargé Kieran de trouver une meilleure solution. Il a examiné toutes les options : changer d’opérateur, opter pour un système téléphonique plus perfectionné ou migrer vers une solution différente comme les communications unifiées basées sur le cloud. En fonction de ce qu’il avait découvert lors de ses enquêtes internes et de ses recherches minutieuses, Kieran a décidé que les communications cloud étaient ce qu’il y avait de plus adapté.
La crise de la COVID-19 nous a tous contraints à travailler ensemble dans des conditions peu favorables. Heureusement, RingCentral nous aide beaucoup à aller de l’avant.
Kieran Gilman
Directeur technique
RingCentral passe le test de performance haut la main.
Lorsque ses recherches sur les différentes fonctionnalités des fournisseurs cloud, leur flexibilité et leur coût l’ont conduit à RingCentral, Kieran n’avait plus qu’un point à vérifier pour s’assurer qu’il prenait la bonne décision :
« Durant la période d'essai avec RingCentral, j’ai mis le système à rude épreuve. J’ai vraiment fait de mon mieux pour le faire plier, en vain. »
Prêts à tout – même à une pandémie.
Avant l’épidémie de coronavirus, presque toute l’équipe de 5plus Architects avait toujours travaillé au bureau. Mais lorsque la pandémie a forcé les entreprises à se débrouiller pour continuer à fonctionner avec un personnel entièrement en télétravail, 5plus Architects pouvait déjà compter sur une infrastructure de communications lui permettant de passer sans problème à la nouvelle réalité.
Aujourd’hui, grâce à l’application RingCentral, les employés du cabinet peuvent passer et prendre des appels professionnels et même rejoindre ou héberger des visioconférences, où qu’ils soient, sur n’importe quel terminal – ordinateur portable, tablette ou smartphone. 5plus utilise aussi la plateforme de messagerie d’équipe intégrée de RingCentral pour échanger en temps réel et partager des fichiers concernant des projets ou des groupes de travail spécifiques.
Grâce à RingCentral, les collaborateurs de 5plus Architects ont pu créer une solution cohérente à l’échelle de l’entreprise et peuvent désormais transférer facilement les appels, utiliser une numérotation interne pour joindre leurs collègues plus rapidement et lancer des visioconférences en quelques clics.
Pour vous donner une idée du bouleversement que cela représentait pour le cabinet, voici une anecdote : lors d’une réunion de la direction, peu après que le confinement a été décrété au Royaume-Uni, certains directeurs ont demandé comment nous allions répondre aux téléphones puisque les bureaux étaient vides. « C’était une question évidente », explique Adam, qui note que l’entreprise se faisait tout juste à l’idée d’installer une solution de téléphonie comme RingCentral.
« Mais ensuite, tout le monde s’est rendu compte qu’il était désormais facile d’avoir les bonnes personnes pour répondre aux lignes professionnelles, quel que soit l’endroit, même à la maison. »
Communications unifiées : encore plus d'atouts
5plus Architects voit également d’autres avantages dans cette solution de communications tout-en-un – dont certains n’ont rien à voir avec les conséquences de la pandémie. Par exemple, les frais de déplacement internes du cabinet ont diminué de 50 % dès le premier trimestre qui a suivi l’implémentation de RingCentral.
« Et même pendant la pandémie, nos collaboratrices et collaborateurs ont pu échanger en face à face, à distance », souligne Kieran. « C’est un avantage considérable du point de vue du service client, mais aussi simplement sur le plan humain. Alors que nous étions tous confinés chez nous et isolés comme nous ne l’avions encore jamais été, ce niveau de communication était un immense avantage pour nous tous. »