Idex
Idex appuie sa croissance sur la flexibilité, la fiabilité et les analyses poussées du système de téléphonie RingEX
L’administration de RingEX est très simple, ce qui nous permet de gérer notre système de téléphonie avec une grande flexibilité, et d’obtenir toutes les analyses nécessaires pour en optimiser le fonctionnement et celui de l’entreprise.
Kevin Plessis
Chef de Projet Infrastructure Réseau et Téléphonie
Créée en 1963, Idex est la première ETI (Entreprise de Taille Intermédiaire) indépendante française de services énergétiques. Elle propose l’ensemble des solutions disponibles sur le marché pour les bâtiments et les infrastructures, en incluant dans son offre toutes les énergies renouvelables existantes. Idex intervient sur l’ensemble de la chaîne énergétique (optimisation, production, pilotage & gestion) pour accompagner durablement les entreprises vers la neutralité énergétique.
Les enjeux énergétiques devenant de plus en plus cruciaux dans l’économie actuelle, Idex connaît une forte croissance depuis plusieurs années : en dix ans, le nombre de collaborateurs a été multiplié par dix, et les appels des clients se sont multipliés. Idex commence alors à ressentir les limites de son système de téléphonie sur site, qui ne lui permet pas de s’adapter sereinement à sa croissance ni d’accueillir ses clients avec un service de qualité.
Une modernisation du système de téléphonie accélérée grâce au cloud
Idex a donc choisi RingEX pour migrer son système de téléphonie vers le cloud, et ainsi bénéficier de plus d’agilité et simplifier la maintenance. « Nous voulions un système plus flexible pour gérer la croissance de l’entreprise et réduire le temps passé à la gestion des utilisateurs, » explique Kevin Plessis, Chef de Projet Infrastructure Réseau et Téléphonie.
La sécurité fait également partie des critères pour ce projet. RingCentral garantit la sécurité des communications grâce à un chiffrement de bout en bout des données, et respecte les normes et réglementations les plus strictes, ce qui permet d'assurer également la disponibilité du système de téléphonie. La sécurisation des terminaux est également au cœur des préoccupations : à titre d'exemple, parmi les nombreux dispositifs présents à tous les niveaux du système de communication, RingEX propose une authentification à deux facteurs lorsqu'un utilisateur se connecte à son compte.
Après des premiers tests concluants sur la plateforme, Idex décide d’accélérer son projet, prévu initialement sur deux ans, pour que ses collaborateurs puissent bénéficier le plus rapidement possible des avantages de la solution RingEX.
Idex s’est appuyé sur l’intégrateur Artelcom pour la mise en place et le déploiement de la solution RingCentral. Et grâce également à l’accompagnement des équipes RingCentral, l’objectif est atteint.
En un mois, nous avions une solution opérationnelle pour le siège, et nous avons terminé la migration du système de téléphonie de nos agences trois mois plus tard.
Kevin Plessis
Chef de Projet Infrastructure Réseau et Téléphonie
SECTEUR D’ACTIVITÉS
Services
SIÈGE SOCIAL
Boulogne-Billancourt (France)
ANNÉE DE CRÉATION
1963
EFFECTIFS
400
Flexibilité et simplicité pour gérer la croissance et les nouveaux modes de travail
Idex bénéficiant d’une croissance continue de son activité depuis des années, les mouvements de personnel sont légion. Ces derniers nécessitent des opérations de gestion des postes très fréquentes, qu’il faut pouvoir réaliser rapidement : ajout d’utilisateurs, paramétrages, restrictions d’accès, etc. Et ce, sans être forcément sur site, car le télétravail et le travail à distance s’est considérablement développé dans l’entreprise. « Avec RingEX, cette administration se fait à distance en quelques clics, » explique Kevin Plessis.
De plus, la téléphonie dans le cloud, accessible de n’importe où depuis un mobile comme un PC grâce à une simple connexion Internet, est idéale pour le télétravail. Les équipes d’Idex bénéficient d’une interface homogène et facile à utiliser où qu’ils soient, et vivent une expérience beaucoup plus fluide lorsqu’ils doivent transférer des appels.
En effet, la téléphonie cloud permet de se libérer des transferts manuels. Mais surtout, Idex a profité des capacités d’intégration de RingEX avec la suite Google pour mettre à jour sa base annuaire automatiquement, et gérer la présence en s’appuyant sur le calendrier. Les collaborateurs connaissent ainsi la disponibilité de leurs collègues en temps réel, et peuvent choisir auprès de qui renvoyer un appel sans risque que leur interlocuteur se trouve sans réponse.
Une meilleure expérience client, plus fiable et personnalisée
Le contexte dynamique du marché de l’énergie entraîne également une forte activité pour les communications entrantes et sortantes. Il est essentiel pour les agences Idex de pouvoir s’appuyer sur un système de communication fiable, notamment pour la gestion de l’astreinte de nuit, qui permet de gérer les demandes de dépannage des systèmes de chauffage entre autre en dehors des heures ouvrées. Ces opérations n’étant pas constamment réalisées par les mêmes personnes, la redirection du numéro d’astreinte doit être mise à jour à chaque roulement.
RingEX nous permet d’être très flexibles pour effectuer les modifications nécessaires et vérifier le bon fonctionnement du numéro d’astreinte. En cas d’incident, nous pouvons réagir très vite.
Kevin Plessis
Chef de Projet Infrastructure Réseau et Téléphonie
L’administration des SVI (Serveurs Vocaux Interactifs) est également très simple, même pour les files d’attente multi-niveaux : « N’importe quel utilisateur peut paramétrer le système d’accueil clients en quelques minutes, » explique Kevin Plessis. « Cela nous permet de déléguer la gestion du SVI aux agences, pour nous concentrer sur les opérations plus techniques. » Et dans le même temps, cela permet aussi à chaque agence de proposer un accueil personnalisé à ses clients.
Plus de visibilité grâce à des analyses précises de l’activité
La mise en place de RingEX permet à Idex d’obtenir des analyses précises de son activité sur le réseau téléphonique, qui se révèlent très utiles pour optimiser les opérations. « Auparavant, nous n’avions pas de vision au niveau de chaque poste, se souvient Kevin Plessis. Maintenant, nous pouvons suivre l’activité des utilisateurs et agir en conséquence. »
« La profondeur d’analyse de RingEX a été un vrai critère de choix de la solution. Elle permet aux directeurs d’agence d’optimiser le fonctionnement de leurs équipes et à l’informatique d’améliorer ses services. » résume Kevin Plessis.
En effet, grâce à ce reporting affiné, les agences peuvent bénéficier d’informations utiles, comme par exemple l’identification des périodes de forte activité. Ils peuvent ainsi adapter leur organisation en fonction des besoins pour gagner en efficacité. L’équipe informatique et les collègues de Kevin Plessis, eux, exploitent notamment ces données précieuses pour repérer des problèmes éventuels et faire du micro-dépannage de manière beaucoup plus réactive… Ils mettent ainsi le temps gagné sur l’administration du système à profit pour améliorer encore plus la fiabilité du service téléphonique.
Nous avons été conquis par la simplicité et la flexibilité de RingCentral, qui sont essentielles dans une société en croissance comme la nôtre. Rattacher un numéro à une nouvelle personne se fait en 3 clics, et nous avons tous les outils pour analyser l’activité et réagir en cas de besoin.
Kevin Plessis
Chef de Projet Infrastructure Réseau et Téléphonie