Tai Ceredigion
Lorsque ses locataires les plus vulnérables ont eu besoin d'elle pendant la pandémie, cette association galloise de logement a répondu présente - en partie grâce à RingCentral.
Si nous n'avions pas déployé RingCentral, les services importants que nous offrons à nos locataires auraient souffert dans les premiers jours de la COVID-19. Mais le premier jour du confinement, tous nos employés pouvaient répondre aux appels sur leur téléphone portable comme s'ils étaient dans notre centre d'appels. Cela a fait une grande différence pour nos locataires.
Gavin Harvey
Directeur adjoint des TIC et de l’amélioration des affaires
Le personnel de Tai Ceredigion travaille chaque jour à l'amélioration de la qualité de vie et des perspectives économiques des habitants du centre et de l'ouest du pays de Galles. Bien que l'association à but non lucratif soit une association de logement, Tai Ceredigion a trouvé de nombreux autres moyens de servir ses communautés.
En tant que propriétaire, Tai Ceredigion gère plus de 2 000 logements et 140 logements en location pour des locataires à faibles revenus et vulnérables dans tout le centre du pays de Galles. L'organisation réinvestit une part importante de ses revenus - une combinaison de loyers, une dot du gouvernement gallois, des aides au logement et de dons privés - dans l'amélioration des logements des locataires et la fourniture de services de qualité aux locataires et aux détenteurs de baux.
Mais en plus de ce travail, Tai Ceredigion sert sa communauté de bien d'autres manières. L'organisation soutient l'économie locale en donnant la priorité aux entrepreneurs locaux, par exemple, et en soutenant les possibilités de formation professionnelle pour les résidents qui en ont besoin, y compris les locataires de l'organisation.
Et lorsque le confinement de la COVID-19 a mis en danger les locataires les plus vulnérables de Tai Ceredigion, l'équipe était là pour leur apporter une aide supplémentaire, qu'il s'agisse de faire des courses, de donner des conseils financiers ou d'orienter les services d'urgence vers leur domicile.
Si Tai Ceredigion a pu être présent pour ses locataires, alors même que les confinements affectaient son propre personnel, c'est en partie parce que l'organisation avait récemment migré vers les communications unifiées dans le cloud de RingCentral.
SECTEUR D’ACTIVITÉS
Secteur public
SIÈGE SOCIAL
Lampeter, Ceredigion, Royaume-Uni
ANNÉE DE CRÉATION
2009
EFFECTIFS
180
Gérer trop d'applications tierces
Depuis sa création en 2009, Tai Ceredigion utilisait un système de téléphonie sur site et fournissait des téléphones de bureau à l'ensemble de son personnel. Mais comme un nombre croissant de ses employés passaient du temps sur la route, l'organisation a trouvé que son ancien système téléphonique était insuffisant.
"Notre personnel itinérant était souvent très difficile à joindre", explique Gavin Harvey, directeur adjoint de Tai Ceredigion, chargé des TIC et de l'amélioration de l'entreprise. "Les gens ne savaient pas comment les joindre, que ce soit sur leur ligne fixe ou sur leur téléphone portable.”
L'absence d'une plateforme de communication unifiée a posé un problème encore plus important : les employés ont commencé à trouver leurs propres outils pour collaborer avec leurs collègues via le chat, la visioconférence et d'autres formes de communication. "Nous avions tout un ensemble d'applications pour communiquer entre nous", explique Gavin. "Chacun utilisait différents outils de son côté, et aucune de ces communications n'était sécurisée ou enregistrée.
Gavin résume ainsi l'objectif de l'organisation pour sa nouvelle solution de communication : "Nous cherchions désespérément une solution unifiée dans le cloud qui intégrerait tout - téléphone, vidéo, messagerie - dans une seule application utilisable par tous les employés de l'entreprise.
Notre ancien système de télécommunications devenait encombrant et sa mise à niveau était trop coûteuse. Nous nous sommes donc posés la question suivante : "Devrions-nous remplacer la vieille tôle par une tôle plus récente, ou est-ce l'occasion de migrer vers le cloud ?
Gavin Harvey
Directeur adjoint des TIC et de l’amélioration des affaires
Les communications unifiées de RingCentral répondent à toutes les attentes
Lorsqu'elle a déployé la plateforme de communication cloud tout-en-un de RingCentral, l'équipe de Gavin a immédiatement constaté les avantages de la nouvelle solution. "Pour la première fois, nous pouvions joindre nos collègues avec un seul numéro de téléphone", explique-t-il. "Nous n'avions plus à nous demander s'ils étaient au bureau ou en déplacement.”
Un autre avantage que l'entreprise a tout de suite perçu est que RingCentral réduisait considérablement les déplacements entre les sites. "Nous sommes dans une région rurale et le trajet entre notre bureau principal et notre bureau secondaire peut prendre un certain temps sur les routes de campagne, surtout si l'on se retrouve coincé derrière un tracteur", explique M. Gavin. "Dès que nous avons déployé RingCentral, nos équipes ont réalisé qu'elles pouvaient organiser ces réunions multisites sans se déplacer, simplement en se connectant par visioconférence.”
Le personnel de Tai Ceredigion a aussi rapidement trouvé de nombreux usages productifs à la plateforme de messagerie d'équipe intégrée de RingCentral. "Nous avons créé des groupes de discussion pour différentes équipes, comme les finances, ce qui a vraiment facilité la communication entre ces équipes", explique Gavin. "En fait, le fait d'avoir un accès aussi facile à ces discussions rapides avec les collègues a également permis d'éliminer une grande partie des emails dans nos boîtes de réception qui n'auraient jamais dû être des emails en premier lieu.
Elle s'est occupée de ses locataires les plus vulnérables pendant les confinements
Mais ce qui rend l'équipe de Gavin la plus fière de sa décision de mettre en œuvre RingCentral, c'est que la solution cloud a permis à l'organisation d'être là pour ses locataires quand ils avaient plus que jamais besoin de l'équipe.
"Nous ne sommes pas un service d'urgence, mais nous apportons notre soutien à de nombreuses personnes vulnérables au sein de la communauté", explique-t-il. "Le fait que nous ayons pu prendre des appels professionnels depuis notre domicile pendant les confinements en utilisant les applications RingCentral sur nos ordinateurs portables et nos mobiles a permis à notre personnel de résoudre de nombreux problèmes et d'apporter un soutien considérable à nos locataires les plus vulnérables. Je ne saurais trop recommander RingCentral.”
Une plateforme unifiée qui facilite même une fusion compliquée
En 2020, Tai Ceredigion a annoncé sa fusion avec une autre association de logement au Pays de Galles. L'une des préoccupations de l'équipe informatique, au fur et à mesure que les pourparlers de fusion avançaient, était de savoir comment intégrer les systèmes de téléphonie disparates et sur site des deux entreprises. Mais maintenant que Tai Ceredigion a eu l'occasion de travailler avec sa solution RingCentral, ce n'est plus une préoccupation.
"Nous avons décidé d'intégrer la nouvelle organisation à notre plateforme RingCentral, de sorte que tous les employés des deux entreprises puissent partager une plateforme unifiée pour la téléphonie, la messagerie d'équipe et les appels vidéos. C'est un tel soulagement de ne plus avoir ce projet de téléphonie désordonné au-dessus de nos têtes. Nous pouvons maintenant nous concentrer sur les aspects stratégiques importants de la fusion, comme la façon dont nous pouvons travailler ensemble pour mieux servir nos locataires.”